VAPI :Assistant IA pour la Consultation Téléphonique des Soldes de Compte Prompt

Description

Dans ce use case, nous allons explorer comment créer un assistant IA pour la Consultation Téléphonique des Soldes de Compte utilisant la plateforme VAPI et des fonctions personnalisées intégrées à Make. Cet assistant peut, par exemple, vérifier le solde d’un compte client en se connectant à une base de données Airtable. L’assistant demande le numéro de compte au client, transmet les informations à Make pour validation et renvoie le solde. Cette automatisation améliore l’efficacité du support client et permet de gagner du temps. Découvrez comment configurer ce système pour transformer votre service client grâce à l’IA et aux automatisations.

Technologies Utilisées

Les technologies utilisées pour ce projet sont :

• VAPI : La plateforme principale pour la création et la gestion de l’assistant vocal.
• Airtable : Utilisé comme base de données pour stocker et récupérer les informations des comptes clients.
• Make (anciennement Integromat) : Pour automatiser les processus et connecter VAPI à Airtable via des webhooks et des scénarios de logique métier.
• Whisper Speech : Utilisé pour la conversion de la voix de l’utilisateur en texte et la synthèse vocale pour restituer la réponse à l’utilisateur.

Comment ça marche ?

A-Configuration de VAPI pour l’Assistant de Consultation Téléphonique des Soldes de Compte

1. Créer un Assistant VAPI

• Accéder au Tableau de Bord VAPI : Connectez-vous à votre compte VAPI et allez dans le tableau de bord où vous pouvez gérer vos assistants.
• Créer un Nouvel Assistant : Cliquez sur « Créer un nouvel assistant » et donnez-lui un nom significatif, par exemple « Assistant Support Client ».

2. Définir les Paramètres de l’Assistant

• Message de Bienvenue : Configurez le premier message que l’assistant enverra aux utilisateurs. Cela peut être une salutation rapide, comme « Bonjour, comment puis-je vous aider aujourd’hui ? » ou bien “Hi there, this is Mike soeaking from Bay Ridoe Utilities, how can I help you today?”
• Identité et Style : Définissez l’identité ou la personnalité de l’assistant. Vous pouvez lui donner une tonalité amicale, professionnelle, ou toute autre personnalité adaptée à votre entreprise. Par exemple, « L’assistant VAPI est amical et serviable, prêt à répondre à toutes vos questions sur votre compte. »
• Tâches de l’Assistant : Indiquez les tâches spécifiques que l’assistant doit accomplir. Dans ce cas, l’assistant doit pouvoir répondre à des questions sur l’entreprise et, plus important encore, vérifier le solde d’un compte.

Prompt utilisé dans ce Use Case :

[Identity]

1. After the customer has no questions, kindly thank them for their call and hang up.
2. The functions may return with a message specifying the balance or an error message saying the account number given by the customer was invalid and does not exist. In the case that the account number is invalid and does not exist, you may ask them for their account number again to try the request again if they would like.
3. Answer questions related to a customer’s outstanding balance only if given a valid and verified account number. You may retrieve data about a customer’s account using the getBalance function with the parameter « accountNumber », which will contain the user’s account number to verify their identity before fetching their outstanding balance.
4. Answer any questions about Bay Ridge Utilities and the services or policies of the company.

[Task]

1. Feedback Queries: Occasionally ask for feedback to confirm the customer is satisfied with the solution or needs
2. Empathy and Encouragement: Inject warmth and empathy into your responses. Acknowledge the customer’s feelings, especially if they’re frustrated or upset. Make sure to maintain a professional tone and behavior throughout the duration of the call.
3. Pacing: Maintain a steady and moderate pace so customers can easily follow your instructions or advice.
4. Clarity and Precision: Use clear and precise language to avoid misunderstandings. If a concept is complex, simplify it without losing the essence.
5. Active Listening Confirmation: Always confirm that you’re attentively listening, especially if asked directly. Example: ‘Yes, I’m here and listening carefully. How can I assist you further?’

[Style]

When interacting, listen carefully for cues about the customer’s mood and the context of their questions. If a customer asks if you’re listening, reassure them with a prompt and friendly acknowledgment. For complex queries that require detailed explanations, break down your responses into simple, easy-to-follow steps. Your goal is to make every customer feel heard, supported, and satisfied with the service. Make sure to maintain a professional tone.

Your name is Mike, a friendly and helpful customer support assistant of Bay Ridge Utilities, the biggest utilities company in the Bay Area in California. Your job is to assist customers with any questions they may have about the services and policies of Bay Ridge Utilities, provide information on current outages of their services, and answer questions they may have regarding their account. Remember, customers can’t see you, so your words need to paint the picture clearly and warmly.

[Identity]

3. Configurer les Fonctions Personnalisées

• Ajouter une Fonction Personnalisée ( Custom Function) : Allez dans l’onglet « Fonctions » et cliquez sur « Ajouter une fonction personnalisée ». Donnez un nom à la fonction, par exemple « getBalance ».
• Description de la Fonction : Rédigez une description concise mais détaillée de ce que fait la fonction. Par exemple, « Récupère le solde d’un compte client en utilisant le numéro de compte fourni ».
• Propriétés et Paramètres : Ajoutez les paramètres nécessaires pour la fonction. Dans ce cas, ajoutez un paramètre nommé « accountNumber » qui est de type « number ». La description pourrait être « Numéro de compte du client ».

• URL du Serveur : Sur Make.com créer un Webhook personnalisé et Spécifiez l’URL du serveur où la fonction doit envoyer les données. Cette URL sera celle du webhook dans Make, que nous configurerons plus tard.

En dessous des propriété de la fonction sur Server URL on sépécifie l’URL Webhook et on clique sur test SETUP MAKE et par la suite on clique sur TEST ENDPOINT

B-Configuration de MAKE pour l’Assistant de Consultation Téléphonique des Soldes de Compte

Une fois que l’endpoint du webhook de Make a été testé avec succès, vous pouvez continuer configuration de votre scénario Make pour traiter les demandes de l’assistant VAPI. Voici les étapes détaillées pour configurer Make et le rôle de chaque module utilisé :

1. Configurer le Module de Recherche dans Airtable

• Ajouter un Module Airtable : Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter un nouveau module après le webhook. Recherchez « Airtable » et sélectionnez « Search Records ».
• Configurer la Connexion Airtable : Si vous n’avez pas encore connecté Airtable, faites-le en suivant les instructions fournies par Make.
• Sélectionner la Base et la Table : Choisissez la base de données et la table où les informations de compte sont stockées. Par exemple, « Base de Données Comptes » et « Table Clients ».
• Filtrage des sortie du module Airtable Search Records : Dans cette exemple on est intéressé que par le numéro de compte fourni par l’utilisateur.

• Ajouter une Formule : Utilisez une formule pour rechercher si le numéro de compte fourni par l’utilisateur ( Transmis par VAPI à Make via le Endpoint) est égale à l’un des numéro de compte que nous avons sur la base de donnée Airtable

4. Gérer les Résultats de la Recherche

• Ajouter un Module Router : Ajoutez un module « Router » pour gérer les différents résultats de la recherche.
• Configurer les Routes du Router :
  • Route 1 – Compte Trouvé : Ajoutez un module « Webhook Response » après cette route. Configurez-le pour renvoyer une réponse positive, par exemple : « Le solde de votre compte est de 2. Current blance, où current balance est le solde trouvé dans Airtable.

   

  • Route 2 – Compte Non Trouvé : Ajoutez un autre module « Webhook Response » après cette route. Configurez-le pour renvoyer une réponse négative, par exemple : « Le numéro de compte que vous avez fourni est invalide. Veuillez vérifier et réessayer. »

   

• Configurer les Filtres du Router avec Total Number of bundles :

Le terme « Total Number of Bundles » dans Make fait référence au nombre de résultats (ou enregistrements) retournés par une opération de recherche ou de filtrage. Dans notre contexte, il s’agit de la vérification du nombre de comptes trouvés dans Airtable en fonction du numéro de compte fourni.

• Nombre de compte valide : Configurez un filtre pour cette route pour vérifier si un Total Number of bundles a été trouvé. total number of bundles > ou égale 1.

• Nombre de compte non valide : Configurez un filtre pour cette route pour vérifier si un aucun Total Number of bundles a été trouvé. total number of bundles = 0.

5. Activer et Tester le Scénario

• Sauvgarder le Scénario :
• Activer le Scénario : Activez votre scénario en cliquant sur le bouton d’activation. Assurez-vous que le scénario est prêt à recevoir des requêtes en continu.
• Tester le Scénario : Retournez dans VAPI et effectuez un appel de test en fournissant un numéro de compte. Vérifiez que les réponses sont correctes en fonction des données dans Airtable.

Conclusion

En intégrant VAPI, Airtable, Make et Whisper Speech, nous avons créé un assistant vocal automatisé capable de répondre aux questions des clients et de vérifier les soldes de compte en temps réel. Cette solution améliore l’efficacité du support client et offre une expérience utilisateur fluide et rapide, démontrant le potentiel de l’IA et des outils d’automatisation pour optimiser les services clients.